چطور با قدرت کلمات و ارتباطات، ستاره جلسات شوید!

چرا مشارکت در جلسات مهم است؟

• هدف از حضور در جلسات: هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود برای تصمیم‌گیری، حل مشکل یا همفکری است. حالا اگر فقط نشسته باشیم و گوش بدهیم، از ظرفیت و نظر ما استفاده نمی‌شود.

• نقش مشارکت فعال: مشارکت در جلسات نشان‌دهنده علاقه، تعهد، و توجه ما به موضوع است و کمک می‌کند که هم در ذهن همکاران و هم مدیران تأثیرگذارتر باشیم.

• احساس راحتی در جلسات: بسیاری از افراد به دلیل خجالت، عدم اعتماد به نفس یا حتی عدم آگاهی از ارزش نظرات‌شان، تمایل کمتری به صحبت کردن دارند. اینجا مهارت‌های نرم به کمک می‌آیند تا این موانع را کنار بزنیم.

ساختن اعتماد به نفس برای صحبت در جمع

• مفهوم خودباوری در جلسات: یکی از نکات مهم این است که باور داشته باشید نظر شما ارزشمند است. هر نظری، حتی اگر ساده یا ابتدایی به نظر برسد، می‌تواند موضوع را از زاویه دیگری نشان دهد.

• راهکارهایی برای تقویت اعتماد به نفس:

  • آمادگی قبل از جلسه: اگر کمی قبل از جلسه در مورد موضوع فکر کنید و چند نکته یادداشت کنید، راحت‌تر می‌توانید صحبت کنید.
  • تمرین صحبت کردن در جمع‌های کوچک: برای شروع، در جلسات کوچک‌تر یا غیررسمی‌تر خود را به چالش بکشید و سعی کنید نظرات خود را بیان کنید. این تجربه‌ها کمک می‌کنند در جلسات بزرگ‌تر هم راحت‌تر باشید.
  • به اشتراک گذاشتن تجربه‌های شخصی: اگر ایده یا نظری دارید که با تجربه شخصی‌تان مرتبط است، آن را به اشتراک بگذارید. این باعث می‌شود صحبت‌های شما جذاب‌تر و قابل‌فهم‌تر باشند.

بهبود گوش دادن فعال و همدلی در جلسات

• تعریف گوش دادن فعال: گوش دادن فعال یعنی تمرکز کامل روی صحبت‌های فرد مقابل و پاسخ‌دهی مناسب. وقتی به درستی گوش می‌دهید، هم خودتان ایده‌های بیشتری می‌گیرید و هم می‌توانید با توجه به نظرات دیگران، نکات مفید اضافه کنید. گوش دادن فعال یکی از مهمترین مهارت های نرم برای افرادی که در تیم ها فعال هستن است

• راهکارهای تقویت گوش دادن فعال:

  • ارتباط چشمی و توجه فیزیکی: نشان دادن توجه به افراد از طریق ارتباط چشمی و نشانه‌های فیزیکی (مثلاً تکان دادن سر) به آنها حس احترام می‌دهد و آنها را ترغیب می‌کند با شما تعامل بیشتری داشته باشند.
  • سؤال پرسیدن: با پرسیدن سؤالات دقیق و مرتبط نشان می‌دهید که به صحبت‌ها گوش داده‌اید و علاقه‌مند به فهم بهتر موضوع هستید.
  • افزایش همدلی: به جای نگاه به جلسه به عنوان محیطی رقابتی، با یک رویکرد همدلانه به گفتگو بپیوندید؛ با این نگاه که هدف نهایی کمک به حل مسئله و پیشرفت تیم است.

هنر بیان نظرات بدون ترس از قضاوت

• غلبه بر ترس از قضاوت: بسیاری از افراد از این می‌ترسند که نظرات‌شان مورد قضاوت قرار بگیرد. برای این‌که این ترس را کاهش دهیم، باید روی ارزش دیدگاه‌های خود تمرکز کنیم.
• استفاده از مهارت‌های ارتباطی مؤثر: به جای بیان نظرات با جملات مطلق، از جملاتی مثل "به نظر من..." یا "احساس می‌کنم..." استفاده کنید که کمتر قضاوت‌آمیز به نظر برسند.
• پذیرش نظرات دیگران: اگر به دیگران اجازه بدهید نظرات‌شان را بیان کنند، آن‌ها هم با شما همراه می‌شوند و محیطی باز و بدون ترس از قضاوت در جلسه شکل می‌گیرد.

استفاده از تکنیک‌های پرسشگری برای هدایت بحث

• پرسیدن سؤالات کلیدی: پرسیدن سؤالات خوب در جلسات هم نشان‌دهنده‌ی توجه شما به موضوع است و هم می‌تواند بحث‌ها را به سمتی هدایت کند که بیشتر با نظرات و ایده‌های شما همخوانی داشته باشد.
• پرسش‌های "چرا" و "چطور": به جای پرسیدن سؤالات سطحی، پرسش‌های چرا و چطور به دیگران کمک می‌کند که دقیق‌تر در مورد موضوع فکر کنند و صحبت کنند.
• مثال‌هایی از جلسات موفق: در کتاب «هنر پرسیدن سؤال» نوشته «ادوارد دک»، آمده که چطور سوالات مناسب می‌تواند یک جلسه را از رکود خارج کند. مثلاً پرسش از دیدگاه‌های مختلف و بررسی دلایل پشت هر تصمیم.

توجه به زبان بدن و لحن صدا در هنگام صحبت

• اهمیت زبان بدن: وقتی در جلسه‌ای صحبت می‌کنید، زبان بدن شما می‌تواند نشان‌دهنده اعتماد به نفس، اشتیاق و جدیت باشد. مثلاً نشستن با قامت صاف و باز نگه داشتن دست‌ها می‌تواند اعتماد دیگران را جلب کند.
• تأثیر لحن صدا: با لحن مناسب می‌توانید تأثیر صحبت‌هایتان را بیشتر کنید. صحبت کردن با لحن آرام و قابل‌فهم به مخاطبان کمک می‌کند به صحبت‌های شما گوش کنند و به آنها توجه کنند.
• تمرین زبان بدن و لحن صدا: از تکنیک‌های روانشناسی برای بهبود زبان بدن و لحن صدا استفاده کنید تا در جلسات بهتر و با اطمینان بیشتری صحبت کنید.

تبدیل شدن به یک عضو مؤثر و فعال در جلسات

• یادگیری مستمر: مهارت‌های نرم یک فرآیند یادگیری و تمرین مستمر هستند. به مرور زمان، با تمرین و تجربه، می‌توانید نقش مؤثرتری در جلسات داشته باشید.
• تأثیر بلندمدت مشارکت در جلسات: با مشارکت فعال در جلسات، نه تنها در پروژه‌ها و تصمیمات تأثیرگذار خواهید بود، بلکه روابط حرفه‌ای بهتری با همکاران و مدیران برقرار می‌کنید و مسیر پیشرفت شغلی خود را هموارتر می‌سازید.
• به اشتراک گذاشتن تجربیات با دیگران: اگر در ابتدای کار به اشتراک‌گذاری نظرات خود دشواری دارید، می‌توانید از افراد با تجربه‌تر بخواهید راهنمایی کنند یا تجربیاتشان را به اشتراک بگذارند.

این مقاله می‌تواند به شما کمک کند تا با تکیه بر مهارت‌های نرم، جلسات کاری خود را مؤثرتر و پویاتر کنید و تأثیرگذاری بیشتری بر روند کاری تیم و سازمان داشته باشید.